J'ai eu l'occasion d'expliquer dans des articles précédents, qu'il était possible sur le site Prodouane d'importer des fichiers, plutôt que de procéder à une saisie manuelle des données déclaratives.

Toutefois, les options d'importation de fichiers ne sont pas offertes dès la création d'un compte Prodouane. Il vous faudra faire appel à votre CISD afin d'obtenir les modules liés à l'importation.

C'est donc par cette demande complémentaire que je vais commencer mon article.



Demande de code DTI

(Data Transfert Interface ?) plus connu pour Prodouane du côté des CISD est en fait un code d'habilitation qui vous est accordé sur simple demande auprès de votre CISD.

Concernant Sarcelles, depuis la mise en place de cette possibilitié d'importation de données, j'ai créé un petit formulaire php par lequel vous pouvez faire directement cette demande.

Bien-sûr, un simple mail informel envoyé à votre CISD via l'adresse cisd-sarcelles@douane.finances.gouv.fr peut suffire... pour peu que les informations nécessaires à votre habilitation soient contenues dans le mail.

L'atout de mon formulaire réside justement dans la certitude que ces informations soient bien renseignées et que le mail sera bien traité à sa réception par les collègues sur place. Aussi, si vous êtes dans ce contexte n'hésitez pas à passer par mon formulaire de demande d'habilitation



Les options d'importation de données dans Prodouane

Depuis le mercredi 5 octobre 2011 au matin, les écrans de Prodouane ont changé. L'évolution qui en découle n'est pas majeure, mais peut dérouter les utilisateurs. Pour des raisons historiques, je montre encore les anciens écrans comme les nouveaux, aussi je vous invite à bien regarder les dates en gras au dessus des images à partir d'ici.

Après cette demande préalable de code DTI, vous obtenez de nouveaux modules sur votre espace personnel concernant la DEB : (les liens encadrés en rouge)

Jusqu'au Mardi 4 Octobre 2011 : Depuis le Mercredi 5 Octobre 2011 :

Vous pouvez le voir dans les images ci-dessus, deux types de fichiers peuvent être intégrés dans Prodouane pour faire la DEB :

• une structure pré-déterminée,

• voire

• vos propres fichiers.

Chacune de ces méthodes a ses propres possibilités, comme ses contraintes, sur lesquelles je vais m'étendre.

Les structures pré-déterminées

Celles-ci sont au nombre de trois pour l'instant :

• Le format INTRACOM

Cette structure est la plus concise des structures pré-déterminées actuellement accessibles.
Elle est constituée d'une première ligne d'en-tête permettant d'identifier la société objet de la déclaration ainsi que le flux et la période déclarative. Chaque ligne contient 136 caractères.
L'intégralité des données nécessaires à la DEB est regroupée dans un fichier texte en accordant à chacune des informations requises un emplacement spécifique. Comme aucun balisage complémentaire, ni le moindre séparateur de données, ne sont contenus, le fichier en est forcément allégé.
Cette structure reste idéale surtout si votre connexion internet ne vous assure pas un excellent débit. En effet, le fichier INTRACOM quelque soit le nombre de lignes contenu sera toujours très léger.

Le seul écueil que cette structure rencontre réside hélas dans sa structure même, incapable de contenir autre chose que les données légales! L'intracom ne peut donc pas importer sur Prodouane les références facture (données certes facultatives mais que nombre de sociétés réclame).

• Le format SAISUNIC

Batie à la manière d'un intracom, le saisunic est un fichier texte prévu pour intégrer à l'origine bien plus de données que ce que réclame la DEB de nos jours.
C'est pourquoi une bonne partie de ce format contient désormais des caractères blancs qui remplissent des zones devenues obsolètes au fil du temps .  Les lignes d'un saisunic font 330 caractères.
Vous observerez de suite la lourdeur d'un pareil fichier, comparaison faite avec un intracom.
Malgré tous les champs laissés à blanc, il n'est pas pour l'instant envisagé de les ré-utiliser au bénéfice d'un numéro de facture.
En un mot , c'est par excellence le format qui ne présente aucun intérêt.

• Le format XML

Cette structure est la plus lourde des formats pré-déterminés. Elle est constituée de nombre de balises permettant d'identifier les données contenues. Ce jeu de balises donne à ce type de fichiers un poids informatique conséquent.
Cette structure imposée par la communauté européeene contient certaines balises inexploitées par la France. Parmi celles-ci justement, on trouve la possibilité d'intégrer les numéros de facture... Tant que cette balise n'est pas activée, ce format n'a guère d'intérêt. Voilà des mois, sinon une bonne année, que je réclame la prise en compte de cette balise, pour l'instant, sans succés...

A mon sens, la seule structure à retenir pour l'instant est le format INTRACOM. Si vous optez pour ce genre de fichier et que vous ne sachiez comment le réaliser, je vous conseille ma moulinette accessible sur http://betaa.free.fr/sitedeb.php bouton générateurs d'intracom.


Les fichiers mappés

Dans ce contexte, vos données sont contenues dans des fichiers type tableur ou texte, organisées en lignes.

Le mappage consiste ici à faire reconnaître vos données par Prodouane en lui expliquant où aller chercher les  informations dans votre structure.

Il est bien évident que le mappage établi sur Prodouane devra être respecté systématiquement par vos fichiers. Le moindre écart entre vos données et la structure mappée sera sanctionné par le rejet intégral du fichier.

Moi comme mes collègues sommes à votre disposition pour établir le mappage de vos fichiers et le cas échéant corriger ces derniers s'ils étaient refusés par Prodouane. (voir à ce propos l'encadré en jaune plus bas).

Ce type de fichier se veut la voie déclarative d'importation la plus simple. Mais, attention à ce que vous intégrez dans ce genre de fichier. Une virgule mal placée, une ligne mal saisie et voilà votre fichier rejeté par le site.

Je ne vous le cache pas c'est une méthode que mes collègues ,qui ne sont pas informaticiens, préfèrent car elle est simpliste et ne nécessite quasiment aucune connaissance informatique. Mais elle est remplie de pièges face auquels vous risquez de vous sentir bien seuls!

Là aussi, je vous renvoie sur ma moulinette (http://betaa.free.fr/sitedeb.php bouton générateurs d'intracom) qui pourra intégrer vos données issues de nombreux types de fichiers et les ré-organisera dans un sens que Prodouane saura toujours interpréter.


Comme je viens de l'exprimer par les paragraphes ci-dessus, il n'y a pas un type d'importation possible mais une multitude. De toute façon, quoique vous décidiez d'importer sur le site, Prodouane jugera la qualité de vos données. Si ces dernières ne sont pas conformes aux exigences déclaratives, le fichier sera purement rejeté.

A ce propos, un fichier rejeté ne doit en aucun cas être comparé à un fichier erronné. Ce dernier cas de figure signifie que votre fichier est accepté bien que comportant des erreurs sur certaines de ses lignes. Ces erreurs étant directement modifiables sur le site. J'aurai l'occasion de faire un article à ce propos (ici).

Pour l'instant, je souhaite seulement vous montrer comment intégrer vos fichiers dans Prodouane.





Intégration d'un fichier dans Prodouane

Que votre fichier soit structuré en Intracom, Saisunic ou Xml ou personnalisé via csv ou autre, la procédure d'intégration dans Prodouane nécessite de sélectionner le bon lien d'intégration.

Selon le cas de figure de votre fichier à intégrer, vous choisirez l'un des deux liens que je mets en évidence ici, en cliquant sur la ligne en bleu.

Jusqu'au Mardi 4 Octobre 2011 : Depuis le Mercredi 5 Octobre 2011 :

Puisque deux types d'intégration sont possibles, il convient d'en détailler les étapes.

Importation de données par structure pré-déterminée

Comme déjà évoqué plus haut à plusieurs reprises, il s'agit de fichiers Intracom, Saisunic ou Xml. Ces fichiers sont en général générés par les systèmes comptables des entreprises type SAP ou par des logiciels spécifiques qui se veulent plus ou moins successeurs d'IDEP (j'aurai l'occasion de faire un article à ce propos) ou par des moulinettes comme la mienne (voir mon site à ce propos).

Si la structure est correctement établie, vos données sont empactées dans ce genre de fichier qui contient directement en son sein de quoi identifier votre société, le flux (introduction et/ou expédition), le niveau d'obligation déclarative, le mois et l'année concernés.

Vous n'avez donc rien d'autre à faire qu'à intégrer votre fichier.

Il faut simplement cliquer sur le lien en évidence ici.

Jusqu'au Mardi 4 Octobre 2011 : Depuis le Mercredi 5 Octobre 2011 :

Avec le bouton Parcourir vous irez chercher le fichier que vous voulez intégrer sur votre compte Prodouane.

Vous sélectionnerez votre fichier et appuierez ensuite sur le bouton Ouvrir.

Désormais la ligne du chemin du fichier est remplie et il ne vous reste plus qu'à appuyer sur le bouton suivant (ici cerclé de rouge)

Le site vous rappelle le nombre de lignes contenues et si, comme l'image ici le montre, tout va bien, un tableau résume alors vos données. Vous n'avez plus qu'à appuyer sur le bouton suivant (ici cerclé de rouge).

L'image ci-dessus est une vision idéale . Il est possible que des données erronnées soient détectées par Prodouane qui vous invitera alors à les corriger en ligne. J'insiste encore une fois, cela ne signifie pas que votre fichier est rejeté! 
( je vous renvoie à un prochain article à propos des corrections en ligne suite à intégration de fichier).

Les trois boutons vont ensuite définir le sort du fichier intégré :

Abandon : le fichier est supprimé. Stockage provisoire : vous l'intégrez sur votre compte, en vous laissant toute latitude pour le retravailler en ligne. C'est un peu une déclaration en brouillon. Elle n'a ici aucune valeur légale. Enregistrement : vous officialisez votre déclaration et vous recevez en retour un mail de Prodouane servant d'accusé de réception.

l'image étant minuscule, je reprends ici les trois boutons :

Importation de données par mappage de fichiers

L'expression mappage de fichiers signifie que l'on explique au préalable au site Prodouane  comment interpréter les données de vos fichiers.

Cela suppose d'abord de procéder à ce mappage et ensuite de tenter d'importer votre fichier.

• Le mappage

Vous devrez sélectionner le lien bleu que j'indique ici

Jusqu'au Mardi 4 Octobre 2011 : Depuis le Mercredi 5 Octobre 2011 :

Vous pouvez trouver une liste plus ou moins fournie de mappages pré-existants.

comme vous pouvez aussi trouver un tableau totalement vierge.

Partons du principe qu'il faille créer un mappage.

Il vous faut appuyer sur le bouton + que je mets en évidence ici ou sur le bouton AJOUTER UN MAPPAGE.

Vous obtenez un écran :


C'est à vous de préparer votre mappage en fonction du fichier que vous voulez importer.

Si ce n'est pas une tâche très complexe pour quelqu'un d'initié, pour un néophyte, cela peut être assez inextricable.Je ne saurais trop vous conseiller de passer par notre intermédiaire pour ce faire. Voyez l'encadré plus bas pour nous contacter.

En premier lieu, vous observerez sur l'image ci-dessus, qu'une liste déroulante apparaît pour les types de mappages. En fait, selon l'origine de vos données, vous pouvez rencontrer un mappage en données délimitées ou fixes. Sans m'étendre trop sur le sujet ( on pourrait en faire un vrai roman) , présentons les principaux aspects de ces mappages.

Les mappages de type délimité

Les données sont délimitées dans ce genre de fichier, par un caractère spécifique, qui va séparer chaque information de chaque ligne, en les entourant par autant de séparateurs communs qu'il y a d'informations différentes.

Le plus souvent, il s'agit d'un classeur excel que Prodouane ne sait pas directement interprété et qu'il faudra reconfigurer en format csv. Choisissez à ce propos comme séparateur le point virgule qui reste un séparateur non équivoque ( à la différence de la virgule pouvant être tout aussi bien utilisée comme séparateur décimal ce qui provoquerait des erreurs d'interprétation de vos données).

Bien-sûr, vous pouvez utiliser d'autres séparateurs, mais évitez l'exotisme c'est préférable.

Votre fichier csv créé, attention à la première ligne à prendre en compte.

A ce sujet méfiez-vous d'Excel qui fausse souvent la réalité des choses. Il est possible que visuellement sur Excel, vos données commencent à partir d'une ligne quelconque, mais qu'en fait, la vraie ligne à prendre en compte soit différente . Ce, à cause de passages à la ligne plus ou moins visibles ou autres caractères spéciaux.

Le seul moyen pour vous de pouvoir connaître avec précision cette vraie première ligne est de rouvrir votre fichier csv avec un éditeur de texte. Le plus courant sur vos pc étant notepad ( le bloc-notes) ou wordpad.


J'insiste sur cette étape, si le mappage ne prend pas en compte le bon nombre de lignes à sauter, soit vous risquez de perdre le bénéfice des premières lignes de vos données, soit votre fichier sera intégralement rejeté...

Vous pouvez déjà remarquer là, deux défauts du mappage !

Je pourrais en indiquer bien d'autres.

Aprés ce préambule théorique, tentons un exemple. Nous disposons d'un fichier Excel classique

Vous remarquerez que pour simplifier les choses je vous ai fait apparaître simultanément les en-têtes de colonnes marquées par une lettre et par un chiffre de numérotation. De plus, vous avez ici les titres des données contenues pour vous permettre d'identifier ce dont il s'agit.

Dans la réalité, très rares sont les fichiers de ce genre. Il manque en général les titres des colonnes.

Il faudra enregister votre fichier Excel en csv. Vous pouvez trouver ce format comme sur l'image ou présenté autrement. Mais le mot csv devra être contenu dans l'expression.

Quand vous ouvrez votre csv avec un éditeur de texte (image ci-dessus), vous remarquez que les colonnes excel ont été remplacées par des ;

Il ne vous reste plus qu'à reporter sur le mappage les indications nécessaires tel que le montre votre éditeur. Ne faites pour cela pas confiance à Excel !

Concernant Prodouane, et en revenant à l'image ci-dessus, vous remplirez uniquement les champs à gauche des libellés (ordre des colonnes).


Les mappages de type fixe

De même, vous pouvez vouloir intégrer un fichier texte. Le mappage sera alors non plus délimité mais fixe.

À charge pour vous de savoir précisément les positions de caractère à accorder à telle ou telle donnée.

Encore une fois, il vous faudra un éditeur de texte pour y arriver.

Cette fois-ci, je ne vous cache pas que le bloc-note sera insuffisant pour ce faire, car il n'indique pas précisément les emplacements de caractères.

Pour ma part, j'ai pris le parti d'un éditeur gratuit tel que pspad ( récupérable sur le net).

Il va falloir indiquer pour chaque donnée nécessaire l'emplacement du premier caractère de la donnée et la taille de cette donnée au sein de chaque ligne de votre fichier.

Dans ce contexte, votre fichier doit disposer pour chaque ligne des mêmes positions de données.

Tel l'exemple que je montre ci-dessous:


Vous remarquerez l'alignement des données. L'expérience me permet aisément de décoder ce fichier afin d'en établir le mappage ci-dessous:


En cas de doute, si vous êtes livré à vous même pour faire ce mappage, n'hésitez pas à nous contacter.

• Importation d'un fichier mappé

Si l'importation d'un fichier structuré type Intracom, Saisunic ou Xml, contient en lui-même non seulement les données déclaratives mais aussi la période concernée ainsi que le flux (introduction ou expédition), il n'en est rien avec un fichier mappé.

Son importation doit être assortie du remplissage manuel d'un formulaire préalable.

Vous commencerez par sélectionner le lien Importer vos fichiers de DEB (Mappage).

Jusqu'au Mardi 4 Octobre 2011 : Depuis le Mercredi 5 Octobre 2011 :

À vous de précisez l'année et le mois ainsi que le flux concerné avant d'appuyer sur le bouton suivant. Attention à ce propos, vous sélectionnerez le flux qui vous intéresse. Ne cherchez pas à cliquer sur le niveau des expéditions et des introductions. C'est l'un ou l'autre pas les deux en même temps!

Dans mon exemple j'ai sélectionné ce qui m'interesse (en rapport avec le fichier fixe vu plus haut). J'appuie sur le bouton suivant.

Il est possible que votre compte Prodouane bénéficie de plusieurs mappages. Attention à prendre le bon ! Reste à intégrer votre fichier avec le bouton Parcourir

J'ai choisi mon bon mappage ( identique à celui que j'ai fait plus haut) ainsi que mon fichier que j'intègre par le bouton ouvrir dans Prodouane.

Il ne reste plus qu'à cliquer sur Suivant.

le fichier est correct , il n'y a plus qu'à appuyer sur le bouton suivant pour définitivement l'enregistrer.  


Concernant cette dernière étape je vous renvoie à ce que j'ai pu écrire plus haut à ce sujet.

C'est ainsi que s'arrête cet article résumant les principaux points à connaître sur les importations de fichiers dans Prodouane concernant la DEB.